Sistim Manajemen Kwartir (Sismintir)

Diposting pada
Pengertian

  • Administrasi dalam arti luas semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha training di dalam organisasi Gerakan Pramuka.
  • Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah mencakup penataan dan penertiban secara tertulis dan berketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata perjuangan dalam Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.
  • Semua pekerjaan, kegiatan dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai tujuan kiprah pokok, yang selanjutnya dalam Petunjuk Penyelenggaraan ini disebut manajemen kwartir.
  • Petunjuk Penyelenggaraan Administrasi Kwartir yang disingkat PP Mintir ialah suatu ketentuan guna mengatur tata-cara tulis-menulis untuk menertibkan manajemen Kwartir0Kwartir.

Fungsi
  • Untuk melakukan pengawasan, untuk itu semua pekerjaan harus dilakukan berdasarkan ketentuan yang tetap.
  • Sebagai fatwa pokok yang harus dilaksanakan untuk diterapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
  • Untuk keseragaman tata cara pelaksanaan penyelenggaraan administrasi.
  • Sebagai sistem manajemen ikutan atau sub sistem terhadap Pokok-pokok sistem Administrasi Umum Gerakan Pramuka.

Penggolongan Administrasi

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis-menulis, yaitu manajemen kwartir di bagi dalam 5 penggolongan, yaitu meliputi:

Catatan.
  • Fakta-fakta yang berafiliasi dengan tindakan-tindakan di bidang Administrasi Umum pada waktu yang lalu, diadakan pencatatan untuk ditinjau dan dipelajari kembali.
  • Pencatatan yang dimaksudkan tersebut diatas, supaya dilakukan secara teratur dan terus menerus.
Laporan.
  • Pencatatan itu diolah dan diberi evaluasi sehingga menjadi laporan (report).
  • Laporan ialah merupakan catatan-catatan yang telah diolah dan telah dimasukkan evaluasi secara subjektif.
  • Laporan sanggup dibagi dalam bentuk:

           (1) Laporan semester, tahunan, masa bakti.
           (2) Laporan pemeriksaan.
           (3) Laporan hasil rapat.
           (4) Kesimpulan.
           (5) Perkiraan (estimate).

Perencanaan, Rencana dan Program.
  • Dari materi atau data yang dimasukkan dalam majemuk laporan tersebut, supaya diolah dan disusun sebagai perencanaan.
  • Perencanaan sesudah melalui proses pengolahan dan penelitian dibentuk Rencana sebagai hasil perencanaan.
  • Selanjutnya dari hasil Rencana yang telah diolah, dibentuk aktivitas dengan memperhitungkan faktor-faktor ruang, waktu dan urutan-urutan penyelenggaraan secara tegas dan teratur, serta santunan anggaran yang diperlukan.
Keputusan.
  • Keputusan Pimpinan ialah suatu pernyataan secara tegas, untuk melakukan kiprah pokok.
  • Bentuk keputusan sanggup bersifat kebijaksanaan, intruksi dan perintah.

Surat-menyurat.

Timbulnya surat-menyurat alasannya ialah adanya pencatatan, laporan, perencanaan, planning dan aktivitas serta keputusan, yang minta penjelasan, penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Penyelenggaraan Administrasi
  • Dalam rangka mewujudkan keragaman penyelenggaraan pengaturan, tata tertib dan penataan, sistem manajemen semoga setiap Kwartir, menyesuaikan dengan ketentuan-ketentuan ini.
  • Penyelenggaraan semoga diatur dengan seksama dan bertahap.

Penggolongan bentuk Tulisan

Tulisan-tulisan dalam Gerakan Pramuka dibagi 2 (dua) golongan, yaitu:

  • Bersifat mengatur (pengaturan-pengaturan).
  • Bersifat naskah/Surat.
Tulisan dinas yang bersifat mengatur, antara lain:
  • Keputusan.
  • Petunjuk Penyelenggaran.
  • Surat keputusan.
  • Petunjuk Pelaksanaan.
  • Petunjuk Teknis.
  • Surat Tugas.

Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat antara lain:
  • Laporan.
  • Surat.
  • Nota.
  • Surat Edaran.
  • Pengumuman.
  • Telegram.
  • Surat Pengantar.
  • Tulisan dinas lainnya.

Keputusan.

Pengertian.
  • Keputusan disingkat Kep ialah goresan pena dinas yang memuat kebijaksanaan pokok (basic policy), bersifat umum berlaku untuk seluruh atau sebagian anggota / tubuh lingkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar bagi goresan pena dinas lainnya yang memiliki problem yang sama.
  • Keputusan dipakai juga untuk mengesahkan organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, Petunjuk penyelenggaraan (PP), Program Kerja (Progja), Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) .

Wewenang pembuatan/pengeluaran.

Dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Nasional (Kwarnas), penandatanganan oleh Ketua Kwartir Nasional (KaKwarnas).

Penomoran.
  • Dilakukan dengan sistem nomor urut, yang mulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup pada tanggal 31 Desember tiap tahunnya.
  • Cara penomoran Kep secara lengkap ialah sebagai berikut:

            (1)    Nomor urut.
            (2)    Angka tahun.

  • Contoh : Kep yang dikeluarkan pada tahun 1997 dengan nomor urut 8, penulisan menjadi NOMOR : 8 TAHUN : 1997.
Distribusi.
  • Yang dimaksud distribusi, ialah alamat pejabat-pejabat yang terkait dengan Kep.
  • Apabila aneka macam alamat-alamat yang dituju, diadakan kode-kode distribusi tertentu untuk menghindari tiap kali menyebutkan secara lengkap semua alamat itu. Tetapi untuk alamat pengirim di sampul masing-masing harus ditulis nama/jabatan lengkap yang dituju.
  • Kode-kode distribusi ini dibuat/ditentukan oleh masing-masing pejabat yang diserahi kiprah bidang Administrasi Kwartir.
  • Distribusi serta memperbanyak Kep dilakukan oleh penandatanganan otentikasi dari pejabat diserahi kiprah bidang Administrasi Kwartir.
Otentikasi.
  • Surat Kep yang sudah resmi (tidak merupakan konsep) perlu mendapatkan otentikasi dari pejabat yang diserahi kiprah di bidang Administrasi Kwartir, selanjutnya didistribusikan sesuai dengan alamat yang telah ditentukan.
  • Penandatanganan Otentikasi.
  • Otentikasi Kep Kwarnas Gerakan Pramuka ditandatangani oleh Kepala Tata Usaha (Ka TU), Deputi Sekretaris Jenderal (Desesjen) dan Sekretaris Jenderal (Sesjen).
Bentuk.

Bentuk suatu Kep sanggup dibagi dalam 5 bab terdiri dari:

  • Kepala.
  • Konsiderans.
  • Diktum.
  • Penutup.
  • Distribusi/Tembusan/Otentikasi.
       Lihat Contoh :
Petunjuk penyelenggaraan.

Pengertian.
  • Petunjuk Penyelenggaraan disingkat PP ialah goresan pena dinas yang memuat/tata cara secara umum dalam problem tertentu dan bermaksud mengatur urutan penindakan untuk suatu kegiatan.
  • Dalam rangka penyederhanaan jenis/bentuk goresan pena dinas yang bersifat mengatur maka legalisasi PP ini dilampirkan dalam Kep. Dengan demikian PP ini tidak dapap bangkit sendiri.

            (1)   Wewenang pembuatan/pengeluaran PP ini oleh KaKwarnas.
            (2)    Penomoran PP ini tidak bangkit sendiri, maka penomorannya diadaptasi dengan
                     Kep legalisasi yang bersangkutan.
            (3)    Distribusi PP disatukan dengan distribusi Kep legalisasi yang bersangkutan.
           (4).    Mengenai bentuk PP pada umumnya sanggup dibagi dalam beberapa Bab seperti
                     tercantum pada contoh.

Surat Keputusan.

Pengertian.

Surat Keputusan disingkat Skep ialah goresan pena dinas yang mengatur kebijaksanaan pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok, dipakai untuk:

  • Menetapkan atau mengubah status personil/materiil.
  • Mengesahkan Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis.
  • Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panitia dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka.
  • Menyerahkan wewenang tertentu.
Wewenang pembuatan/pengeluaran.
  • Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh KaKwarnas.
  • Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh KaKwarda.
  • Dibuat / dikeluarkan oleh Kwarcab / Kwarran, penandatanganan oleh KaK Kwarcab / KaKwarran.
Penomoran.

Penomoran Skep sama dengan penomoran Kep.

Distribusi.

Distribusi Skep dilakukan oleh Pejabat yang diserahi kiprah di bidang manajemen kwartir dengan mengikuti ketentuan distribusi kep menyerupai tersebut pada pasal 11.d.

Bentuk.

Bentuk Skep sanggup dibagi menjadi 5 bab terdiri dari:

  1. Kepala.
  2. Konsiderans.
  3. Diktum.
  4. Penutup.
  5. Tembusan.

Khusus bentuk Skep yang isinya untuk memutuskan dan mengubah status seseorang (personil), bentuknya agak berbeda dengan Skep personil (materiil) alasannya ialah dalam diktum dicantumkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

  • Dengan catatan: Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan pembetulan seperlunya.
  • SALINAN dari Skep, tujuannya ialah semoga salinan Skep tersebut (bukan rakaman/ fotocopy/ sejenisnya), perlu dikirimkan kepada pejabat-pejabat yang dituju.
  • PETIKAN dari Skep disampaikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan diindahkan seperlunya.

Bentuk “SALINAN” Skep sama dengan bentuk aslinya.
Bentuk “PETIKAN” Skep tidak sama (tidak lengkap) menyerupai bentuk Skep aslinya.
Perbedaan antara Kep dan Skep adalah:

  •  Kep.

             (1)    Memuat kebijaksanaan pokok (bersifat umum)
             (2)    Tidak didelegasikan.

  • Skep.

            (1)    Memuat kebijaksanaan pelaksanaan dari kebijaksanaan pokok (penjabaran
                     kebijaksanaan pokok).
            (2)    Dapat didelegasikan kepada pejabat tertentu dalam lingkungan Kwartir
                    Gerakan Pramuka.

Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis.

Pengertian.
  • Petunjuk Pelaksanaan disingkat Juklak ialah pengaturan perihal hal-hal yang wajib dilaksankan dalam kekerabatan dengan Petunjuk Penyelenggaraan, menyangkut wewenang dan prosedur.
  • Petunjuk Teknis disingkat Juknis ialah pengaturan perihal hal-hal yang berkaitan dengan teknis kepramukaan, tidak menyangkut wewenang dan prosedur.
Pengesahan Juklak dan Juknis dilampirkan dalam Skep.
Wewenang Pembuatan/pengolahan:
  • Juklak serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Cabang.
  • Juknis serendah-rendahnya dibuat/dikeluarkan oleh Kwartir Ranting.

Penomoran Juklak dan Juknis diatur sesuai dengan penomoran Skep.
Distribusi Juklak dan Juknis sesuai dengan Kwartir yang menertibkan Skep tersebut.
Bentuk Juklak dan Juknis mengacu kepada bentuk PP.
Pembuatan/pengolahan Juklak/Juknis yang dikeluarkan Kwarda/Kwarcab harus merujuk pada Juklak/Juknis dari Kwarnas.

Surat Tugas.

Pengertian.
  • Suatu pernyataan kehendak Pimpinan, disampaikan secara tertulis kepada seseorang/ sekelompok personil untuk melakukan kiprah tertentu dan memiliki pertanggung balasan manajemen disebut Surat Tugas disingkat Sgas.
  • Pada umumnya Sgas berlaku sementara, tidak berlaku lagi sesudah kiprah dilaksanakan. Tetapi ada kalanya Sgas untuk melakukan sesuatu ketentuan-ketentuan yang harus diikuti sanggup berlaku dalam waktu yang relatif tidak terbatas.
Wewenang menertibkan/mengeluarkan.

Sgas oleh KaKwarnas, Kakwarnari, Sesjen, Desesjen, para KaKwarda, KaKwarcab, KaKwarran dan Pembina Gugusdepan (Bin Gudep), berdasarkan lingkup kiprah dan tanggungjawabnya.
Pemberian nomor Sgas sama dengan Kep.
Distribusi untuk Sgas diadaptasi dengan alamat penjabat-penjabat yang mendapatkan Sgas yang tercantum dalam isi Sgas dan alamat-alamat tembusan dari Sgas tersebut.
Bentuk suatu Sgas sanggup dibagi dalam 5 (lima) bab terdiri dari:

  • Kepala.
  • Konsiderans.
  • Isi.
  • Penutup.
  • Tembusan.
Apabila dalam Kep dan Skep dicantumkan konsiderans “Menimbang” dan “Mengingat” dalam Sgas dicantumkan “Pertimbangan” dan “Dasar”. Selanjutnya apabila suatu Sgas, tidak memiliki konsiderans “Dasar” yang menjadi landasan pembuatan Sgas, maka dalam konsiderans tersebut cukup dicantumkan “Pertimbangan” atau sebaliknya.

Laporan.

Wewenang pembuatan dan pengeluaran laporan oleh setiap pejabat yang diserahi kiprah dan jabatan baik suatu kiprah routine maupun tugas-tugas khusus atau kegiatan-kegiatan lainnya yang berafiliasi dengan penugasan.

Distribusi laporan selain kepada pimpinan atasannya langsung, sanggup dikirimkan pula sebagai tembusan kepada pejabat lain yang ada hubungannya dengan isi laporan tersebut.

Laporan terbagi dalam 2 (dua) macam:

  • Laporan terpola terdiri dari: Tahunan, Setengah tahunan,Triwulan,Bulanan.
  • Laporan khusus, terdiri: Secara insidentil, Menurut kebutuhan.

Susunan laporan pada garis besarnya dibaut sebagai berikut:

  • Pendahuluan.
  • Kegiatan yang dilakukan.
  • Kesimpulan.
  • Saran-saran.
  • Penutup.

Surat.
Pengertian.

Surat ialah suatu alat penyampaian gosip secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan seruan dan lain-lain kepada pihak lain.

Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut:
  • Nomor urut surat keluar.
  • Kode Kwartir.
  • Kode Biro/Bidang.
            Contoh : 240/0104 – B
                          240    = Nomor urut surat keluar
                        0104    = Kwarcab Aceh Tengah
                              B    = Komisi/Biro/Bidang Tekpram.
Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
Susunan surat sanggup dibagi dalam 3 (tiga) bab yaitu:
  •  Kepala surat, yang terdiri dari: Nama organisasi/kesatuan,  Tempat, Tanggal, bulan dan Tahun,  Nomor,  Klasifikasi,  Lampiran, Perihal,  Derajat,  Alamat, u.p (untuk perhatian), apabila diperlukan.
  • Isi surat, terdiri dari: Pendahuluan,  Uraian/maksud,  Kalimat penutup.
  • Penutup surat, terdiri dari:  Nama Jabatan, Tanda Tangan, Nama Pejabat,  Khusus Pejabat yang berasal dari ABRI dicantumkan pangkat yang dimilikinya, Cap atau stempel, bagi Kwartir-kwartir yang telah ditentukan penggunaan Cap atau stempel,   Tembusan.
Penjelasan mengenai “Kepala Surat” ialah sebagai berikut:

Nama Organisasi
Isi goresan pena ditulis dengan huruf besar/kapital, lengkap (tidak disingkat) dan sesuai dengan isi goresan pena papan nama organisasi dengan suplemen keterangan menyerupai referensi berikut:
(1)    Untuk Kwarnas:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR NASIONAL
         Jalan Medan Merdeka Timur No.6.
         Jakarta 10110

(2)    Untuk Kwarda:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR DAERAH JAKARTA
         Jalan Diponegoro No. 20, Lantai II, Jakarta 10130
(3)    Untuk Kwarcab:
         GERAKAN PRAMUKA
         KWARTIR CABANG JAKARTA PUSAT
         Jalan Diponegoro No. 20, Lantai II, Jakarta 10130
(4)    Untuk Kwarran:
        GERAKAN PRAMUKA
        KWARTIR RANTING GAMBIR
        Jalan Suryopranoto No. 20, Lantai II, Jakarta 10130
Khusus untuk Kepala Surat, apabila dibutuhkan sanggup ditambah nomor telepon dan fax.
Penyebutan dalam naskah surat ialah menyerupai referensi berikut ini:
(1)    Sehubungan dengan surat Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor: ……. dan seterusnya.
(2)    Menanggapi surat Kwartir Daerah Gerakan Pramuka Jakarta nomor: ……… dan seterusnya.
(3)    Menyambung gosip telepon Kwartir Cabang Gerakan Pramuka Kabupaten Bogo
         pada tanggal …………… dan seterusnya.
(4)    Memperhatikan tawaran Gugusdepan Pramuka Yogyakarta 347 perihal ………. dan seterusnya.
Tanggal, bulan dan tahun cara penulisannya dengan contoh:
5 Februari 1992. Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf dan dihentikan disingkat dan tahun ditulis dengan angka.
Klasifikasi ialah yang disebut sifat dalam isi surat, contohnya Rahasia, Terbatas dan Biasa, semua ditulis dengan awal huruf besar dan dihentikan disingkat dan tahun ditulis dengan angka.
Lampiran ialah untuk menunjukkan jumlah/macam/nama dari lampiran surat. Ditulis di bawah nomor jikalau ada yang dilampirkan pada surat, jikalau tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.
Perihal, berdasarkan inti surat dengan suatu kalimat yang disingkat tetapi terang pengertiannya. Misalnya kasus seruan buku Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka untuk memenuhi kepentingan anggota Kwarda dengan jumlah 50 buah, maka dalam hal ini cukup ditulis dalam perihal: Permintaan Buku Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.
Penulisannya dirulis dengan huruf awal kapital.
Derajat, selain dicantumkan pada sampul surat, baik sampul pertama maupun kedua khusus untuk surat yang berklasifikasi tertentu, maka penulisan “Derajat” dicantumkan pula pada surat yang bersangkutan dibawah penulisan nama daerah dan tanggal surat.
Alamat
  • Penulisan “Alamat” harus jelas, sehingga mempermudah Caraka/Petugas/Pos dan lain-lainnya yang diserahi kiprah untuk memberikan surat.
  • Tidak disingkat, contohnya Lemdikanas dan sebagainya, terutama kependekan yang hanya dimengerti dalam Organisasi Gerakan Pramuka, maka penulisan alamat ditulis secara penuh (lengkap).
  • Penulisan alamat yang jumlahnya terlalu banyak, sehingga apabila ditulis secara lengkap berturut-turut ke bawah sanggup mempengaruhi bentuk surat, maka penulisannya disusun sebagai berikut:
                        Yang terhormat,
                         Ketua dan Anggota Tim Perumus (terlampir)
                         di
                         JAKARTA
  • Selanjutnya daftar anggota Tim Perumus dilampirkan pada surat tersebut:
Untuk perhatian (u.p)
  • Dalam rangka mempermudah penyampaian oleh sekretariat (penerima surat) kepada pejabat yang dituju, untuk surat-surat yang isinya tidak memerlukan penelitian kebijaksanaan pribadi dari pimpinan, maka guna mempercepat proses penyelesaian, penulisan alamat sanggup ditambah dengan istilah u.p.
  • Yang dimaksudkan surat yang isinya tidak memerlukan kebijaksanaan pribadi pimpinan, contohnya Kwarda Gerakan Pramuka DKI Jakarta memerlukan Buku Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga, untuk keperluan anggota Kwarda, alasannya ialah kasus ini tidak menyangkut suatu kebijaksanaan KaKwarnas dan secara teknis cukup diselesaikan oleh Biro manajemen sebagai pejabat yang diberi wewenang untuk menyelesaikan/mengeluarkan buku tersebut, maka penulisan alamat sanggup memakai u.p.
Penyelesaian mengenai isi Surat ialah sebagai berikut:
Berpedoman 5(lima) kaedah syarat pokok yaitu:
  • Teliti.
  • Terang Jelas.
  • Singkat padat.
  • Meyakinkan.
  • Menurut fatwa pokok (standardisasi).
Isi surat disusun dalam 3(tiga) bab yaitu:
  • Pendahuluan.
  • Uraian maksud.
  • Kalimat penutup.

Cara penulisannya menyerupai contoh

Penjelasan mengenai “Penutup Surat” ialah sebagai berikut:
Nama Jabatan.
  • Nama jabatan semua ditulis dengan huruf awal besar selanjutnya huruf kecil, dan dihentikan disingkat. Contoh:

               (1)    Ketua Kwartir Nasional.
               (2)    Ketua Kwartir Daerah.

  • Apabila penulisan tersebut terlalu panjang, sanggup disusun sedemikian rupa semoga tidak melebihi 3 (tiga) baris.
  • Apabila memakai a.n (atas nama), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah), maka nama jabatan yang mendapatkan pelimpahan wewenang sebagai penanda tangan sanggup ditulis dengan memakai singkatan. Contoh:
                  a.n Ketua Kwartir Nasional
                  Sekretaris Jenderal
                  u.b
                  Desesjen
Tanda Tangan.
  • Jarak antara Nama Jabatan dan Nama Pejabat semoga diadaptasi dengan bentuk besarnya tanda tangan dari pejabat yang bersangkutan
  • Cara penulisan lihat contoh.
  • Catatan mengenai penulisan paraf.

             (1)    Paraf ditulis disebelah kiri dan ruang tanda tangan.
             (2)    Paraf hanya ditulis pada lembar kedua yang akan disimpan untuk arsip pembuatan surat.

Nama Pejabat.
  • Ditulis diawal dengan huruf besar, selanjutnya huruf kecil.
  • Ditulis lengkap dan tidak disingkat, sesuai dengan nama dalam Tanda Anggota.
  • Apabila dalam nama pejabat tersebut dicantumkan pangkat, penulisannya harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, contohnya:
            (1)    Bila telah purnawirawan
                     Mayjen Tentara Nasional Indonesia (Purn) Edi M. Achir.
            (2)    Bila masih aktif
                     Suparman
                     Mayjen TNI.
Cap atau stempel.
  • Mempergunakan cap atau stempel kepada Kwartir-kwartir yang telah menentukan cap dan yang telah disahkan penggunaannya.
  • Cara memberi/meletakkan cap atau stempel.

           (1)    Permukaan cap diletakkan pada tempat/ruang antara nama jabatan dan
                    nama pejabat, agak kekiri.
           (2)    Permukaan cap harus menutup sebagian dari tanda tangan pejabat.

Tembusan.
  • Penentuan tembusan kepada pejabat tertentu dalam surat perlu memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

             (1)    Pada prinsipnya tembusan surat hanya dibentuk untuk arsip.
             (2)    Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat yang
                      benar-benar memerlukan dalam rangka menuntaskan kasus yang tercantum
                      dalam surat tersebut.
             (3)    Tembusan yang ditujukan kepada pejabat yang terlalu banyak dan pejabat
                      tersebut dipandang tidak perlu mendapatkan tembusan surat, akan mengakibatkan:
                     (a)    Memperbanyak beban arsip yang tidak perlu, bagi organisasi/Satuan
                             yang menerima.
                     (b)    Tidak menghemat kertas.
                     (c)    Khusus bagi surat yang berklasifikasi tertentu (Rahasia, Terbatas)
                             akan memudahkan penyebaran dari isi surat.
                     (d)    Akan menambah beban pesuruh/petugas/Pos untuk penyampaian surat
                             yang tidak perlu.

  • Cara penulisan tembusan:

            (1)    Penulisan “Arsip” dalam tembusan ditiadakan
            (2)    Apabila tidak ada alamat tembusan, penulisan “Tembusan” dalam penutup
                    surat tidak perlu.
            (3)   Pihak yang diberitembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang,
                    bukan nama kantor atau instansi.
            (4)   Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital diletakkan di sebelah
                    kiri pada bab kaki surat, lurus dengan bab kaki surat. Tulisan
                    tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digaris bawahi.

            (5)   Contoh:
                    Tembusan:
                    1.    …………..
                    2.    …………..
Sampul Surat
Sampul surat dibentuk berdasarkan ketentuan standard sampul Perum Pos Indonesia, dengan asumsi lipatan surat:
  • Sampul ukuran 24 cm x 10 cm untuk surat dengan kertas folio dilipat empat pada panjangnya.
  • Sampul ukuran 37 cm x 14 cm untuk surat folio yang dilipat dua pada lebarnya.
  • Sampul ukuran 40 cm x 26 untuk surat folio yang tidak sanggup dilipat.
Penggunaan sampul untuk yang berklasifikasi tertentu, memakai sampul rangkap 2 (dua).
Klasifikasi pada sampul surat harus sesuai dengan penjabaran dari surat yang dimaksud dalam sampul tersebut.
Selanjutnya di samping memperhatikan untuk sampul sesuai dengan 1). Maka penulisannya/paraf di atas sampul perlu dicantumkan sebagai berikut:
  • Lambang
  • Nama Organisasi Gerakan Pramuka
  • Nomor Surat
  • Cap derajat
  • Cap penjabaran hanya untuk sampul pertama
  • Alamat
  • Cap atau stempel
  • Paraf pejabat Administrasi Kwartir (Mintir), bahwa surat tersebut memenuhi syarat untuk dikirimkan.
  • Lembar Tanda Terima.
Pada setiap surat keluar harus disertakan suatu Tanda Terima.
Cara penulisan lembar Tanda Terima lihat contoh.
Nota.

Pengertian.
Nota ialah salah satu alat penyampaian gosip secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, seruan dan lain-lain kepadapihak lain, yang hanya sanggup dipergunakan dalam suatu lingkungan terbatas (misalnya dalam suatu lingkungan atau intern staf di kwartir-kwartir)

Cara penomoran Nota disusun sebagai berikut:
  • N O T A (nama jenis tulisan).
  • Nomor urut Nota.
  • Kde Komisi/Biro/Bidang yang mengirimkan.
           Contoh    : NOTA -28 /E
           NOTA     : Nama jenis tulisan.
                   28    : Nomor urut Nota.
                     E    : Kode Komisi/Biro/Bidang yang mengirim.
Distribusi sama dengan surat
Bentuk.
Bentuk nota intinya sama dengan bentuk surat hanya lebih disederhanakan.
Surat Edaran.

Cara penomoran Surat Edaran sama dengan penomoran Kep Bab V Pasal 11.c.
Pendistribusian Surat Edaran dicantumkan dalam alamat “Kepada” maupun alamat “Tembusan”.
Penyusunan Surat Edaran sanggup dibagi dalam 4 (empat) bab yaitu:

         1)    Kepala    :     –    Nama Organisasi/Satuan
                                      –    Nama Surat Edaran
                                      –    Nomor
                                      –    Perihal (tentang)
         2)    Isi Surat Edaran.
         3)    Penutup            : –    Tempat dan tanggal dikeluarkan
                                            –    Nama Jabatan
                                            –    Tanda Tangan
                                            –    Nama Pejabat
                                            –    Pangkat, jikalau nama pejabat dari ABRI.    
         4)    Alamat dan Tembusan.
Pengumuman.
  • Pengumuman ialah suatu pemberitahuan yang ditujukan kepada umum atau suatu golongan dan tidak memuat soal-soal pelaksanaan teknis berdasarkan suatu peraturan.
  • Cara penomoran Pengumuman sama dengan penomoran Keputusan.
  • Pendistribusian Pengumuman, tidak dicantumkan alamat, kecuali apabila pengumuman tersebut hanya ditujukan kepada sesuatu tertentu.
  • Penyusunan Pengumuman menyerupai surat edaran, hanya mengenai alamat dan tembusan biasanya tidak dicantumkan, kecuali apabila pengumuman tersebut hanya ditujukan kepada sesuatu kesatuan tertentu.

Telegram.
  • Telegram ialah gosip yang membutuhkan penyelesaian segera yang disampaikan kepada/ diterima dari pihak lain melalui radio/telegram, dalam hal ini PT. Telkom.
  • Telegram ditanda tangani oleh KaKwarnas, Kakwarnari, Sesjen atau Desesjen, yang ditanda tangani hanya pada lembar telegram yang dijadikan arsip. Selanjutnya isi telegram yang dikirimkan ditulis di atas blanko yang diterbitkan oleh PT. Telkom.

Surat Pengantar.
  • Surat Pengantar ialah surat yang berbentuk daftar yang dipakai untuk mengatur sesuatu yang perlu dikirimkan.
  • Penomoran surat pengantar mengikuti nomor urut surat keluar biasa
  • Pendistribusian Surat Pengantar sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik dalam alamat kepada maupun dalam alamat tembusan.

Tulisan dinas lainnya.
  • Berbagai bentuk goresan pena dinas yang dikenal dalam lingkungan Kwartir Gerakan Pramuka antara lain Sertifikat dan Ijazah, Piagam penghargaan, Naskah Piagam Kerja Sama, Makalah, Kata sambutan/pidato, Kata Pengantar, tulisan-tulisan berbentuk data menyerupai daftar-daftar, grafik, Berita Acara Serah Terima, Surat Perjanjian, Rekomendasi dll, tidak diatur dalam Sistem Administrasi Kwartir (Sismintir) ini.
  • Selain telegram menyerupai diatur pada pasal 21, maka semua rekaman informasi yang dikomunikasikan melalui sarana-sarana teknologi maju menyerupai telepon, teleks, faksimile (Fax), bentuk mikro menyerupai micro film, dll, diperlakukan sebagai surat.

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat.
  • Pengertian, engubah sebagian dan isi sesuatu goresan pena dinas yang dipnadang perlu diadakan penambahan atau pengurangan, maka untuk ini sesuatu perubahan harus dibedakan dengan ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecil (kesalahan mengetik).
  • Pencabutan Pernyataan tidak berlaku lagi sesuatu goresan pena dinas terhitung mulai dikala ini ditentukan dalam pencabutan tersebut.
  • Pembatalan, Pernyataan bahwa suatu goresan pena dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.
  • Ralat, Mengubah suatu goresan pena yang sifatnya kekeliruan kecil, umpamanya saja hanya salah mengetik untuk diadakan pembetulan.
  • Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan dan meralat diatur sebagai berikut:

            (1)  Tulisan dinas yang bersifat mengatur, diubah, dicabut, dibatalkan, diralat dengan
                   goresan pena dinas yang sama.
            (2)  Tulisan dinas yang bersifat naskah/surat, sanggup diubah, dicabut, dibatalkan
                   dan diralat dengan surat biasa (tdak perlu sama jenisnya).
            (3)  Tulisan dinas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan
                   dikeluarkan oleh penjabat yang semula mengeluarkan goresan pena dinas tersebut
                   atau pejabat atasannya yang lebih tinggi kedudukannya.
            (4)  Meralat/mengubah yang sifatnya kekeliruan kecil (salah mengetik)
                  sanggup diralat oleh Kepala Sekretariat (KaTU).

Bentuk Bentuk.

Ukuran kertas yang dibutuhkan untuk goresan pena di lingkungan Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka ialah sebagai berikut:
1)    Kertas folio        – berukuran 33 cm x 21,5 cm.
2)    Kertas setengah folio    – berukuran 16,5 cm x 21,5 cm
3)    Kertas Kwarto        – berukuran 27,5 cm x 21,5 cm.

Bentuk tulisan-tulisan dinas di lingkungan Kwartir-kwartir Gerakan Pramuka diatur menyerupai contoh-contoh pada lampiran Petunjuk Penyelenggaraan ini.

Bentuk tulisan-tulisan dengan memakai kertas setengah folio dimaksudkan untuk penghematan kertas.

Surat-menyurat.

Surat menyurat ialah kegiatan pengendalian arus gosip baik tertulis maupun verbal yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau aktivitas dan keputusan yang memungkinkan adanya seruan klarifikasi penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Dengan pengendalian arus gosip dimaksud, pengarahan atau penjurusan semua kegiatan secara efisien untuk mencapai target yaitu:

  • Terhadap berita-berita masuk, semoga dalam waktu secepat mungkin sanggup diambil suatu keputusan kebijaksanaan yang tepat.
  • Terhadap berita-berita keluar, selain dalam pembuatannya dipenuhi ketentuan-ketentuan atau syarat-syarat yang telah ditetapkan, semoga semua gosip disampaikan kepada yang berkepentingan dalam waktu-waktu sesuai dengan tingkat kecepatan (derajat).

Surat-menyurat dibagi dalam 2 macam yaitu:

  • Surat masuk, ialah tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimanya dipusatkan di sekretariat atau bab lain yang diberi wewenang untuk kiprah ini.
  • Surat keluar, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi-instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar ialah sebagai berikut.
Surat masuk.

  • Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.
  • Yang berklasifikasi (sifat) Rahasia dan Terbatas diteruskan dalam keadaan sampul masih tertutupkepada Ketua Sekretariat/Sektetaris atau pejabat yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan pribadi kepada yang berkepentingan.
  • Yang berklasifikasi Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bab pencatatan.
  • Pencatatan, Distribusi dan Penyimpanan.

Semua gosip masuk diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masing-masing di dalam:

  • Buku Agenda Umum, untuk pencatatan berita-berita masuk yang berklasifikasi Biasa.
  • Buku Agenda Rahasia, untuk mencatat berita-berita masuk yang berklasifikasi Rahasia Terbatas.

Penilaian serta penyelesaian selanjutnya diadaptasi dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

  • Yang memerlukan penggolongan lebih lanjut sehingga memerlukan penyelesaian melalui proses yang panjang harus mendapatkan perhatian khusus penyimpanan.
  • Yang tidak memerlukan penggolongan lebih lanjut dan tidak memerlukan penyelesaian melalui proses yang panjang, penyimpanannya melalui mekanisme pengurusan Arsip yang biasa.
  • Distribusi atau peredaran berita-berita masuk yang memerlukan pengolahan lebih lanjut diadaptasi dengan ketentuan-ketentuan.
  • Penyimpanan surat-surat masuk dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam fatwa pengurusan arsip.

Surat keluar.
Semua konsep surat keluar sanggup dibuat:

  • Atas dasar policy pimpinan.
  • Sebagai reaksi atas sesuatu aksi.
  • Sebagai konsep baru.

Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan sesuai dengan mekanisme kerja yang berlaku di Kwartir-kwartir.

Penyelesaian selanjutnya dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan tersebut dalam sistem tulisan.

Diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.
Kegiatan pencatatan meliputi:

  • Semua surat keluar diadakan pencatatan sesuai dengan sifat masing-masing.

            (1)    Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi Biasa.
            (2)    Buku Verbal Rahasia, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi
                     Rahasia dan Terbatas.
Tanda tangan dan Cap atau stempel.
Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang tercantum pada fatwa tulisan, sedangkan penggunaan Capa atau stempel diadaptasi dengan ketentuan yang berlaku di Kwartir-kwartir.
Distribusi pengiriman surat-surat keluar diatur sebagai berikut:
Surat-surat keluar yang sudah dicatat dimasukkan kedalam sampul.

Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi Biasa dicantumkan alamat lengkap nomor surat dan cap yang berlaku di lingkungan kwartir-kwartir.

Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi Rahasia dan Terbatas, di samping penulisannya menyerupai tersebut pada ad.b. diatas dibubuhi cap penjabaran daripada surat tersebut, selanjutnya di cap/stempel dan dimasukkan kedalam sampul kedua.

Pada sampul kedua hanya ditulis alamat lengkap, nomor surat, cap yang berlaku di lingkungan Kwartir-kwartir masing-masing dan cap derajat.

Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dikirimkan dicatat dalam buku ekspedisi.

Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar sanggup dilakukan oleh kurir/petugas pos, sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam fatwa penyampaian berita.

Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar sanggup dilakukan dengan perantaraan kurir/petugas khusus untuk hal-hal yang khusus.

Penyimpanan.
Semua arsip surat-surat keluar harus disimpan tersusun dengan baik dan rapi, dimasukkan kedalam berkas yang sudah ditentukan, berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam fatwa sistem tulisan-tulisan dan fatwa pengurusan Arsip.

Pembukuan Surat Masuk/Keluar.

Surat Masuk.
Surat-surat yang masuk dicataa di dalam buku catatan surat-surat di dalam buku catatan surat-surat di dalam buku catatan surat-surat masuk yang disebut Buku Agenda memuat catatan-catatan sebagai berikut:

  • Tanggal.
  • Nomor Agenda.
  • Nomor dan Tanggal surat masuk.
  • Lampiran.
  • Alamat Pengirim (terima dari).
  • Petunjuk pada nomor yang lalu.
  • Perihal surat masuk (isi).
  • Petunjuk pada nomor berikutnya.
  • Keterangan.
Buku Agenda ini dibentuk sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap tingkat penjabaran (sifat) masing-masing satu buku sebagai berikut:
  • Buku Agenda Rahasia dan Terbatas (R/T).
  • Buku Agenda Biasa (B).
Dalam rangka pengendalian surat-surat masuk, sehingga memudahkan penyajian kembali, disamping Buku Agenda tersebut dibentuk Buku Kontrol Agenda.
Buku Kontrol Agenda ini berfungsi mengawasi surat-surat masuk yang harus diteruskan atau yang diterima ke lain pihak atau disimpan, memuat dua kolom yaitu:
  • Nomor. Kolom ini diisi nomor urut mulai nomor 1 s/d nomor terakhir dari setiap tahun.
  • Keterangan. Pada kolom keterangan, diisi kemana surat itu diteruskan dan dijelaskan dengan penyerahannya.
Surat Keluar.
Surat-surat yang keluar dicatat di dalam buku catatan surat-surat keluar yang disebut Buku Verbal, yaitu memuat catatan sebagai berikut:
  • Tanggal.
  • Nomor Surat.
  • Lampiran.
  • Kepada.
  • Petunjuk pada nomor yang lalu.
  • Perihal.
  • Petunjuk pada nomor berikutnya.
  • Keterangan.
Buku Verbal ini dibentuk sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap tingkat penjabaran masing-masing satu buku sebagai berikut:
  • Buku Verbal Rahasia dan Terbatas (R/T).
  • Buku Verbal Biasa (B).

Di samping Buku Verbal tersebut di atas yang memuat catatan-catatan, dibentuk Buku Kontrol Verbal.

Maksud dari pada Buku Kontrol Verbal ini yang apada pokoknya kontrol yang dilakukan diisi sama dengan kontrol Agenda, tetapi ada ketentuan-ketentuan, yaitu harus diteliti apakah surat yang akan dikirim itu telah lengkap tentang:
  • Nomor.
  • Tanggal.
  • Alamat.
  • Klasifikasi.
  • Tanda Tangan.
  • Cap Jabatan.
  • Lampiran.
  • Jumlahnya telah sesuai dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan.
Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang disusun sebagai berikut:
  • Tanggal.
  •  Nomor Verbal.
  • Kepada.
  • Lampiran.
  • Tembusan.
  • Keterangan.

Di samping kedua buku tersebut di atas, apabila dipandang perlu, dibentuk Buku Klapper yang disusun secara karakter (Alphabetis), yaitu setiap huruf merupakan persoalan.

Setiap surat masuk/keluar yang diambil untuk penyelesaian atau digabungkan dengan kasus surat yang bersangkutan dibentuk Bon Peminjaman Agenda dan Verbal sebagai pembuktian yaitu:
  • Merupakan pertanggung balasan Bagian Arsip, bahwa surat masuk/keluar dipinjam/digabung dengan surat lain.
  • Pada Bon peminjaman ditulis dikolom yang telah ditentukan untuk itu.
  • Bon Peminjaman disimpan pada Bundel surat yang bersangkutan sebagai bukti.
Lembar Disposisi.
  • Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang diterima tidak terdapat catatan-catatan dan disposisi-disposisi, sehingga menutup tulisan-tulisan isi surat yang bersangkutan, maka untuk keperluan catatan tersebut dipakai lembar disposisi.
  • Bentuk lembar dipakai lembar disposisi.

 Ekspedisi.

  • Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang dikirimkan kepada alamat-alamat antara pejabat di lingkungan Kwartir-kwartir, maupun yang keluar yang melalui petugas/kurir Kwartir untuk dikirimkan melalui Pos.
  • Pengawasan perihal waktu dan cara peminjaman harus dilakukan dengan teliti dan terus menerus.
  • Untuk terbitnya semoga diadakan tabel waktu untuk petugas.

Klasifikasi.
  • Yang dimaksudkan dengan penjabaran dalam surat menyurat ini ialah tingkat keamanan dari pada isi berita.
  • Mengenai penentuan surat-surat, naskah-naskah dan dokumen-dokumen apa digolongkan dalam tingkatan-tingkatan klasifikasi, berlaku ketentuan yang ada di kwartir-kwartir Gerakan Pramuka.
  • Klasifikasi gosip terdiri atas 3 tingkatan yaitu:
              (1)    Rahasia.
              (2)    Terbatas.
              (3)    Biasa.
  • Pengertian tingkat-tingkat penjabaran ialah sebagai berikut:
             (1)    Rahasia memiliki arti bahwa gosip itu membutuhkan pengamanan tinggi
                       alasannya ialah dekat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh
                      diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
              (2)   Terbatas memiliki arti bahwa gosip itu membutuhkan pengamanan
                      alasannya ialah dekat hubungannya dengan kiprah khusus kedinasan dan hanya
                      boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
              (3)    Biasa memiliki arti bahwa itu tidak memerlukan pengamanan.
Derajat.
  • Yang dimaksudkan dengan derajat dalam surat-surat ialah tingkat kecepatan penyelesaian/penyampaian berita/surat.
  • Tingkat Derajat.
             (1)    Derajat gosip terdiri dari 3 tingkatan yaitu: Sangat Segera, Segera, Biasa.
             (2)    Derajat ditentukan oleh yang berhak menandatangani surat dan bila
                     tidak ditentukan, ditentukan/diterapkan oleh kepala Sekretariat/Sekretaris.
            (3)    Dalam hal kecepatan pengiriman berita-berita telegram, diatur melalui PT. Telkom.
            (4)    Penyelesaian sesuatu gosip diadaptasi dengan derajat yang telah ditentukan.

             (5)    Pengertian tingkat-tingkat derajat ialah sebagai berikut:

Sangar segera memiliki arti bahwa penyampaian gosip itu harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat.

Segera memiliki arti bahwa penyampaian gosip itu harus dilakukan secepat mungkin sesudah ditandatangani.

Biasa berarti bahwa penyampaian gosip itu dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman

Selesai, terimakasih.

Administrasi dalam arti luas semua pekerjaan Sistim Administrasi Kwartir (sismintir) Print this page