Praktek Dan Proses Kaizen Event Dalam Perusahaan

Diposting pada
Dalam perusahaan yang sudah mempunyai sistem lean, sudah tidak gila lagi dengan kegiatan perbaikan secara terus menerus atau biasa di sebut dengan kaizen.
Baca juga : Definisi Kaizen
Secara garis besar, sasaran kaizen ialah tercapainya kualitas yang diharapkan oleh pelanggan, bukan hanya pelanggan dalam artian sesungguhnya, akan tetapi pelanggan juga didalamnya termasuk ialah potongan / orang maupun perusahaan daerah seseorang bekerja. Karena pelanggan disini ialah umum, dan berfokus kepada permintaan, menyerupai contoh: dalam industry garment, ada departeman aksesoris ataupun department print maupun department cutting, departement-departement ini mempunyai pelanggan tetap yaitu sewing, lantaran undangan dari sewinglah proses-proses yang ada di department-departement tersebut dibuat. Makara sewing bisa dikatakan sebagai pelanggan dari department-departement yang mendukung proses sewing tersebut. Dan begitu suga department lainnya, dalam artian luas, pelanggan ialah potongan ataupun perorangan yang meminta untuk dilayani demi kebutuhan proses pekerjaan yang akan dikerjakannya.
Pelaksanaan kaizen event dalam sebuah perusahaan
Salah satu praktek kaizen yang dilakukan dalam sebuah perushaan lean manufacturing ialah kaizen event. Kaizen event ini pada umumnya dilaksanakan dalam jangka waktu lima hari kerja.

Kegiatan kaizen event dibagi dalam beberapa aktivitas, seperti:

Hari pertama: Pelatihan dan project review

kegiatan akan berfokus kepada training dan pengenalan kaizen kepada setiap anggota tim kaizen. Pelatihan ini harus dilakukan oleh seorang trainer yang memang mempunyai kemampuan dan pengalaman perihal kaizen tersebut, hal ini diharapkan semoga instruktur sanggup mentrasfer pengetahuan serta pengalaman yang dimilikinya kepada setiap anggota tim kaizen tersebut. Pelatihan dan pengenalan kaizen event biasanya akan memakan waktu kurang lebih dari awal jam kerja sampai waktu istirahat makan siang, waktu setengah hari tersebut difungsikan untuk lebih mendalami pengetahuan perbaikan terus menerus setiap anggota tim.  Selain perlu adanya pelatih, diharapkan juga ada seorang fasilitator yang memfasilitasi setiap kegiatan perbaikan secara berkesinambungan, semoga kegiatan tersebut mencapai tujuan yang diharapkan. Seorang fasilitator harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik, juga diharapkan mempunyai jaringan yang sangat luas diperusahaan tersebut. Seorang fasilitator harus bisa mengarahkan tim kaizen tersebut, semoga kegiatan tim yang dibuat berjalan sesuai dengan yang direncanakan, ialah kiprah seorang fasilitator pula untuk mengingatkan tim, jikalau suatu dikala tip tersebut berada diluar fokus kegiatan perencanaan perbaikan yang menjadi tema /permasalahan yang coba diselesaikan oleh tim kaizen tersebut.
Kegiatan sehabis pelatihan, pada umumnya ialah waktu untuk setiap anggota tim kaizen mendalami permasalahan yang akan diselesaikan. Dengan melaksanakan pencocokan data sampai pengklarifikasian data yang didapat ke bagian-baian terkait, menyerupai teladan jikalau kaizen event tersebut megangkat perihal perbaikan kualitas dibagian sewing, penjelasan ataupun pencocokan data dengan kondisi yang terjadi di shopfloor, harus dilakukan observasi ke sewing tersebut dan pengklarifikasian juga kepada departemen qualitas perusahaan tersebut. Hal ini harus dilakukan semoga kesesuaian data dengan kondisi sesunggunya ialah akurat, dan juga untuk memastikan bahwa tim kaizen tidak berada pada jalur penyelesaian yang salah.
Saat pelaksanaan obeservasi, sangat penting bagi tim kaizen untuk mendokumentasikan berupa photo, lantaran ini akan menjadi perbandingan kondisi sebelum perbaikan dan sehabis perbaikan dilakukan.

Hari ke dua:  Menyelesaikan observasi dan analisa balasannya serta memilih pandangan gres solusi perbaikan

Untuk kegiatan di hari kedua ini ialah melanjutkan kegiatan hari  pertama, yaitu mendalami data yang ada dengan kondisi yang terjadi di area kerja daerah permasalahan tersebut.  Sangat penting untuk mendalami kodisi yang terjadi, dengan dilanjutkan pelaksanaan analisa yang dengan tujuan untuk mendapat solusi perbaikan dari permasalahan tersebut.
Pada umumnya analisa untuk mendapat solusi tersebut memakai analisa alasannya ialah akibat, yaitu analisa untuk mencari faktor-faktor yang menjadikan permaslahan tersebut timbul. Pada analisa alasannya ialah tanggapan ini tim sudah dipastikan akan menemukan banyak faktor penyebab dari timbulnya permasalah, disinilah kiprah penting seorang fasilitator untuk  mengarahkan  tim kaizen event semoga mereka fokus kepada prioritas penyebab dari timbulnya permasalahan tersebut. 
Karena dalam waktu yang hanya dilakukan selama lima hari, akan sulit bagi anggota tim kaizen event untuk menuntaskan semua penyebab serta prioritas solusi dari timbulnya permaslahan tersebut.
Untuk fokus kepada prioritas penyelesaian masalah, bisa dipakai table prioritas, sebagai panduan kepada anggota tim kaizen event untuk menuntaskan atau menemukan penyabab dari permasalahan tersebut. Adapun tabel prioritas sabagai berikut:

Pada table tersebut, kita bisa diskusikan penyebab-penyebab timbulnya permasalahan dengan menempatkan solusi ataupun pandangan gres perbaikan tersebut ke kotak, apakah pandangan gres maupun solisi berdampak besar terhadap tanggapan dari permasalahan yang diangkat oleh tim projek, dan jikalau hal itu berdampak besar, pertanyaan selanjutnya apakah solusi tersebut gampang atau sulit untuk di laksanakan, jikalau berdampak besar terhadap tanggapan permaslahan dan dalam pelaksanaan nya gampang untuk di implementasikan, maka solusi tersebut bisa di tulis atau di masukkan ke dalam kotak nomor 1,dan solusi tersebut bisa dijadikan solusi prioritas utama, dan begitu juga jikalau ternyata solusi tersebut berdampak besar terhadap tanggapan dari permasalahan yang diangkat, akan tetapi sulit untuk di implemtasikan, maka solusi tersebut di masukkan ke dalam kotak prioritas nomor 3, dengan tingkat atau level medium. Begitu juga dengan pandangan gres solusi-solusi lainnya, kitalihat dari level tanggapan / manfaatnya serta sulit atau tidaknya kita mengimplementasikan solusi tersebut.
Dalam penentuan solusi ada baiknya kita juga ikut mengundang atau mengikut sertakan pengawas ataupun supervisor di area terjadinya permasalahan, hal ini bertujuan semoga jikalau dalam pelaksanaan perbaikan di area tersebut, tim kaizen mendapat pemberian penuh dari pemilik area. Sehingga pandangan gres solusi bisa dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh semua pihak bukan hanya oleh tim kaizen event.
Sangat penting untuk tim kaizen mengetes pandangan gres perbaikan sebelum pandangan gres tersebut di implementasikan pada are terjadinya permasalahan. Hal ini akan mengurangi tingkat kegagalan dalam perbaikan, lantaran dalam pengetesan pelaksanaan pandangan gres dari solusi tersebut jikalau kurang berhasil, tim kaizen masih mempunyai kesempatan untuk menyebarkan dan memperbaiki pandangan gres maupun solusi perbaikan yang tadi diajukan.

Hari ke tiga:  Pelaksanaan pandangan gres solusi perbaikan di area daerah terjadinya permaslahan

Jika dalam pengetesan solusi, ternyata tidak ditemukan error, maka tim kaizen bisa eksklusif mengimplemantasikan pandangan gres solusi tersebut di area terjadinya permasalahan, akan tetapi sebelum pelaksanaan di area tersebut, sangat di sarankan semoga tim melaksanakan obrolan dengan pemilik area tersebut, menyerupai pengawas area mauppun supervisor area tersebut.
Pentingnya komunikasi antara tim kaizen dengan pengawas maupun supervisor dari area terjadinya permasalahan, dengan tujuan semoga mendapat pemberian penuh dari mereka untuk pelaksanaan pandangan gres solusi yang di usikan oleh tim kaizen.

Hari ke empat:  Penyelesaian selesai Pelaksanaan pandangan gres solusi perbaikan di area daerah terjadinya permaslahan dan memastikan hasilnya

Pada hari keempat, ialah hari dimana tim kaizen diusahakan untuk menuntaskan solusi atu pandangan gres di area daerah terjadinya permaslahan,dan memantau hasil dari pelaksanaan solusi tersebut.
Memantau maupun mengobservasi pelaksanaan pandangan gres yang telah selesai dengan tuuan mendapat perbandingan,apakah pandangan gres tersebut berdampak terhadap permaslahan tersebut. Dan sangat penting sekali untuk mendokumentasikan hasil perbaikan tersebut, baik itu dengan photo ataupun video. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi perbandingan dengan dokumentasi yang sebelum perbaikan di ambil oleh tim kaizen tersebut. (lihat kegiatan hari pertama)

Hari ke lima:  Penyelesaian selesai Pelaksanaan pandangan gres solusi perbaikan di area daerah terjadinya permaslahan dan memastikan balasannya serta perayaan penutupan kegiatan kaizen event

Merupakan hari terakhir dari kegiatan kegiatan kaizen event tersebut, pada hari terakhir inilah semua persiapan untuk pelaporan atau report-out harus disiapkan. Semua bahan mulai dari kegiatan hari pertama sampai hari terakhir, dibuat dalam bentuk visual untuk memudahkan setiap anggota untuk mempresentasikan hasil kegiatan dari pelaksanaan kaizen event tersebut.
Dalam pelaporan kaizen event, diharapkan dihadiri oleh level tertinggi perusahaan dan pengawas maupun supervisor dari area daerah terjadinya permasalahan serta pewakilan dari support tim, yang membantu pembuatan ataupun pelaksanaan pandangan gres atau solusi tersebut. Setiap anggota dari tim kaizen event harus mempresentasikan atau menyajikan kegiatan-kegiatan mereka selama kegiatan kaizen event berlangsung, penyajian kegiatan serta hasil kaizen event di hadapan orang-orang yang disebutkan tersebut jangan dilakukan hanya oleh perwakilan dari anggota tim kaizen event, akan tetapi semua nggota tim tersebut harus ikut andil dalam penyajian. Hal ini juga merupakan potongan dari training setiap anggota kaizen event untuk mempunyai keberanian dalam berbicara di depan khalayak umum, dan yang paling utama ialah bentuk penghargaan setiap anggota tim tersebut dengan mengizinkan setiap anggota tim mempresentasikan kegiatan mereka.
Dan kegiatan terakhir dari semua kegiatan kaizen event ialah perayaan sebelum penutupan kegiatan kaizen event yang dilakukan oleh pihak menegement perusahaan, perayaan tersebut bisa berupa pemberian sertikat dari perusahaan ke pada anggota tim kaizen event, ataupun perayaan dalam bentuk lain tergantung dari kebijakan perusahaan masing-masing.
Demikian coretan gw perihal pelaksanaan kegiatan kaizen event di perusahaan, terimakasih untuk semua yang telah menyediakan waktunya, untuk berkunjung ke blogcoretangw.blogspot.com, semoga bermanfaat.
Jika terjadi kesalahan dalam tulisan, sebagai penulis dari blogcoretangw.blogspot.com memohon maaf, dan apabila ada yang ingin ditambahkan dalam coretan ini, silahkan tulis pada kolom komentar

Apabila goresan pena ini bermanfaat, silahkan anda bagikan coretan ini melalui tombol media umum yang terdapat pada blogcoretangw.blogspot.com