Perbaikan Proses Bisnis/Business Process Improvement

Diposting pada

Business Process Improvement – Proses bisnis merupakan acara yang menawarkan nilai tambah (VA) untuk mengubah input menjadi output baik itu berupa barang atau jasa kepada customer dengan mengkombinasikan orang, metode, dan tools yang digunakan. Dibutuhkan penyempurnaan dalam proses dalam bisnis jikalau ingin memaksimalkan performance perusahaan.

Continuous business proses improvement harus dilakukan dengan banyak sekali alasan terutama yang diharapkan dari penggunaan business process improvement (BPI) ialah analisis proses bisnis yang ketika ini berjalan serta penyempurnaan future business process yang selaras dengan kebutuhan dan memaksimalkan keunggulan teknologi informasi.

Tentunya sebelum melaksanakan pengkombinasian metode, tools dan orang dibutuhkan analisa yang mendalam supaya pembisnis terutama StartUp sanggup melihat kelebihan dan kekurangan analisis untuk kebutuhan business process improvement.

Model Proses Bisnis

Pemodelan proses bisnis/business process model ialah lintas fungsional, biasanya penggabungan pekerjaan dan dokumentasi lebih dari satu departemen dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Secara implisit berfokus pada sebuah proses, tindakan dan kegiatan (Job), sumber daya (Resource) yang digambarkan dalam PPB memperlihatkan bagaimana hal tersebut akan diproses.

Secara sederhana business process model ini sanggup dipetakan melalui value stream mapping (VSM) atau sanggup digambarkan secara detail menyerupai gambar di bawah.

Untuk melaksanakan perbaikan proses bisnis yang perlu dilakukan ialah mengetahui feedback dari pelanggan untuk mengukur tingkat kepuasan layanan maupun produk yang di hasilkan oleh perusahaan.

Tujuan dari model ini ialah untuk menggambarkan supplier, proses input, proses output, proses customer, dan customer dengan output lain yang terkait serta ditunjukan feedback atau umpan balik dari customer.

Proses bisnis terdiri dari:

  • Proses bisnis inti atau utama (core process). Proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna jasa/produk.
  • Proses bisnis pendukung (supporting process). Proses-proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti atau utama.

Oleh alasannya itu mengapa untuk melaksanakan perbaikan proses bisnis menurut kepuasan costumer, StartUp maupun pembisnis harus memahami Definisi Value Stream Mapping Dan Pelaksanaannya.

Adapaun tujuan perlu adanya pemodelan proses bisnis ini ialah untuk menggambarkan proses yang lengkap, memungkinkan semua anggota perusahaan dari banyak sekali level kedudukan sanggup meningkatkan ajaran proses.

Tujuan utama dalam melaksanakan proses model bisnis adalah:

Business Process Improvement

Business process improvement (BPI) ialah pendekatan sistematis untuk membantu organisasi mengoptimalkan proses supaya mencapai hasil yang lebih efisien.

Harrington Metodologi

Metologi Business Process Improvement (BPI) banayka dikemukanakan oleh para mahir salah satunya ialah Harrington metodologi. Dalam bukunya, H.James Harrington, menyatakan bahwa ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam memulai project perbaikan proses bisnis, yaitu:

Process Bench-marking

Proses benchmarking ialah metode lama, diperkenalkan pertama kali oleh xerox yang berhasil mendapat Malcom Baldrige Award dan kebanyakan orang berpikir bahwa mereka telah melaksanakan perbandingan ketika mereka membandingkan performance perusahaan/organisasi mereka dengan perusahaan lain.

Process Redesign

Pendekatan redesign ini fokus pada perbaikan kinerja team. Biasanya dalam redesign ini akan mengurangi biaya, waktu dan tingkat kesalahan antara 30% dan 60%.

Process Reenginering

Proses reenginering ialah hal yang paling radikal dari 5 jenis pendekatan dalam business process improvement, bila pendekatan yang dilakukan secara benar, biasanya akan mengurangi biaya dan waktu dengan perbandingan 60% dan 90%, sedangkan pada tingkat kesalahan/error berada diantara 40% dan 70% dan biasanya pendekatan ini paling banyak digunakan.

Fast action solution tehnique

FAST ialah tehnik pertama dalam improvement, pertama kali dipakai oleh IBM pada pertengahan 1980-an, kemudian dipakai oleh GE pada tahun 1990an kemudian disusul oleh Ford yang kemudian mengubahkanya dengan sebutan RAPID.

Fase-fase Business Process Improvement

Tahap dan langkah yang harus dilakukan untuk menciptakan perbaikan proses bisnis di perusahaan ialah sebagai berikut.

1. Mengorganisir perbaikan.

Sasaran utama dalam perbaikan proses bisnis ialah untuk mendapat suatu kesuksesan dengan membangun kepemimpinan, pemahaman dan komitmen. Dan untuk melaksanakan acara tersebut yang perlu dilakukan adalah:

  • Mendefinisikan prosesbisnis yang kritis.
  • Pemilihan process owner.
  • Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan.
  • Pembentukan dan training tim perbaikan proses.
  • Mengembangkan model perbaikan.
  • Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan atau measurement. 

2. Pemahaman proses.

Sasaran yang diharapkan dengan adanya pemahaman terhadap proses ialah mengerti dan memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung.

Untuk melaksanakan acara pemahaman proses yang perlu dilakukan adalah:

  • Membuat sketsa alir proses.
  • Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan.
  • Melakukanan alisa waktu proses.
  • Pelaksanaan perbaikan yang cepat.
  • Pengaturan proses dan prosedur.

3. Penyederhanaan proses.

Tujuan dari penyederhanaan proses ialah memperbaiki efisiensi, dan efektivitas dari proses bisnis.
Langkah yang sanggup dilakukan, seperti:

  • Menyederhanakan proses.
  • Pemilihan proses yang dikehendaki.
  • Mengurangi birokrasi.
  • Meng-upgrade peralatan.
  • Standarisasi proses.
  • Mengurangi waktu proses

4. Pengukuran dan kontrol.

Sasaran yang akan dicapai ialah mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses perbaikan. dan langkah yang dapt dilakukan seperti:

  • Mengembangkan pengukuran proses dan sasaran yang dicapai.
  • Menyediakan sistem umpan balik.
  • Melakukan investigasi proses secara berkala

5. Continuous Improvement atau Perbaikan Berkelanjutan.

Dalam penerapan lean Anda akan menegenal istilah Kaizen untuk acara perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Arti Kaizen ialah perbaikan berkelanjutan dan sasaran yang akan dicapai ialah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya.

Untuk acara perbaikan secara berkelanjutan, dibutuhkan langkah-langkah berikut:

  • Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan.
  • Mengkualifikasikan proses.
  • Mencari dan menghilangkan problem proses.
  • Studi banding proses.
  • Melihat kembali kualifikasi secara berkala.

Menentukan Kriteria Keberhasilan Business Process Improvement

Setiap melaksanakan proyek tentunya yang harus dilakukan ialah memilih atau melihat dari tingkat keberhasilan maupun kegagalan dengan memakai Key Performance Indiktor (KPI). Kriteria dalam memilih tingkat keberhasilan dan kegagalan perbaikan proses bisnis atau business process improvement (BPI), adalah:

1. Keberhasilan proyek business process improvement (BPI)

Jika KPI yang anda jadikan ialah menurut timeline/waktu, maka tingkat keberhasilan sanggup dilihat apabila implementasi sanggup dilakukan sesuai dengan waktu yang disediakan, selain melihat dari unsur tersebut, perbandingan hasil sebelum implementasi BPI dengan hasil yang didapatkan apakah mengubah culture dan perubahan yang dilakukan sejalan dengan performance bisnis yang ada.

2. Kegagalan proyek BPI

Kegagalan sanggup dilihat dari apabila menurut key perfomance indicator perusahaan tidak mengalami perubahan signifikan atau bahkan sama sekali sesudah melaksanakan analisis dan perbaikan proses bisnis tersebut.


REFERENCE

Harrington H. James, Conner R. Conner, Horney. Nicholas F., “Project Change Management”, 2000, McGraw-Hill. USA, (ISBN 0070271046)