banner 728x250

Cara Membuat Surat Keterangan Lulus Otomatis Terkirim Ke Whatsapp Siswa

  • Share
banner 468x60

Membuat pengumuman kelulusan ke siswa atau memberi laporan ke orang tua siswa tanpa mesti mengumpulkan siswa/ orang renta siswa di sekolah dalam periode pandemi covid-19 ini sangat dibutuhkan dikarenakan berbagai pertimbangan keamanan, kesehatan dan juga adanya larangan mengumpulkan abad oleh pemerintah setempat.

banner 336x280
Oleh hasilnya sekolah perlu mengambil kebijakan berupa pengantaran berita/ pengumuman kelulusan secara online, bisa menggunakan media umum, aplikasi perpesanan, email, maupun website sekolah. Pada postingan ini akan aku diskusikan bagaimana Cara Membuat Surat Keterangan Lulus Otomatis Terkirim ke WhatsApp Siswa selaku salah satu aplikasi perpesanan terpopuler di Dunia.

Kenapa memilih otomatis terkirim ke WhatsApp, bukan terkirim ke email siswa?

Saya memilih memakai WhatsApp siswa selaku media pengantarpesan/ informasi dari sekolah berbentuksurat informasi lulus yang berisi laporan nilai rata-rata raport dari semester 1 s.d 5, dikarenakan 99% baik siswa maupun orang bau tanah siswa telah menggunakan ponsel pintar dan telah terinstall aplikasi WhatsApp yang umum digunakan untuk komunikasi baik antar siswa, siswa dan guru, juga siswa dengan sekolah melalui group-group yang sudah dibuat, sedangkan bila memakai email rawan banyak siswa yang tidak bisa login ke email masing-masing alasannya lupa password maupun lupa email yang dipakai.

Bagaimana Cara Membuat Surat Keterangan Lulus Otomatis Terkirim ke WhatsApp Siswa?

Tool yang mau digunakan dalam proses pembuatan SKL otomatis terkirim ke WhatsApp siswa yakni sebagai berikut:
  1. Google Dokumen
  2. Google Spreadsheet
  3. Pengaya Autocrat
  4. Aplikasi WhatsApp 
  5. Aplikasi WhatsAuto

#1 Google Dokumen

Memulai membuat dokumen surat keterangan lulus dengan login di drive.google.com dengan akun google anda, lalu klik Baru – Folder, ketiklah nama folder, contoh: SKL 2020 klik OK. Kemudian klik Baru – Google Dokumen untuk mulai membuat format surat informasi lulus.
Buatlah Surat Keterangan Lulus menggunakan Google Dokumen, contoh format bisa anda salin dari link [salin format surat informasi lulus], contoh performa surat keterangan lulus mirip di gambar di bawah ini, anda hanya perlu membuat dokumen dan diberi tag dengan hukum <> teladan: <>, <>, <>, dll. Tag dengan hukum penulisan mirip ini dipakai sebagai kunci untuk membaca nama kolom di google spreadsheet, acuan untuk nama kolom nisn, nama, tgl_lahir, dll siswa yang nanti kita buat di google spreadsheet.

#2 Google Spreadsheet

Masih di drive.google.com dan dalam folder SKL 2020 yang telah anda buat sebelumnya, silahkan klik Baru – Google Spreadsheet, buatlah kolom dengan nama dan penulisan yang serupa dengan format surat keterangan lulus pada google dokumen, pola misal di google dokumen anda tulis tag <> maka di google spreadsheet juga anda tulis nama kolomnya nisn (abjad kecil), aksara kapital atau kecil mesti disamakan (sensitive case). Download contoh format spreadsheet disini.
Silahkan anda lengkapi dengan biodata diri siswa, nilai, dan informasi lulus masing-masing siswa.
Baca juga:  Cara Membuat Soal Online Skor Berlainan Tiap Pilihan Balasan

#3 Pengaya/ Addon Autocrat

Buka spreadsheet yang sudah anda buat pada langkah kedua, klik sajian Pengaya – Dapatkan Add On – cari Add On Autocrat – klik install.
Setelah terinstall/ terpasang silahkan ikuti langkah-langkah setting pengaya Autocrat berikut ini:
1. Jalankan pengaya autocrat dengan cara klik hidangan Pengaya – Autocrat – Launch
2. Klik tombol New Job
3. Tuliskan nama job autocrat, bebas (sesuaikan dengan kebutuhan) – lalu klik tombol Next
4. Pilih template format surat informasi lulus yang sudah anda buat di Google dokumen dengan cara klik From drive – cari nama file google dokumen –  klik tombol Next
5. Langkah berikutnya, anda klik Merge tab pilih sheet dimana anda telah menciptakan kolom-kolom yang sama dengan nama tag di format surat informasi lulus, bila tidak ada hambatan maka tidak akan ada tanda error pembacaan tag dan nama kolom pada spreadsheet, klik Next.
Jika timbul pesan error tag (ada icon tag warna merah), itu artinya ada nama tag di google dokumen dan nama kolom di google spreadsheet yang berlainan penulisannya, silahkan anda mampu scroll kebawah cari tag yang berwana merah, dan hubungkan manual dengan cara klik pada bagian maps to column, pilih nama kolom yang tepat dengan nama tag.
6. Tuliskan nama file hasil autocrat, mampu dikombinasikan dengan tag tertentu, acuan: SKL – <>, dengan menuliskan nama file mirip ini, otomatis akan tergenerate nama file sesuai dengan nama siswa pola hasil jadinya nanti: SKL-Amin Mungamar.pdf, pada opsi Type file, silahkan pilih PDF, kemudian klik Next.
7. Pilih folder untuk memuat file SKL masing-masing siswa, lalu klik Next.
8. Klik next – next sampai langkah ke 8 di autocrat (tampilan seperti gambar di bawah), silahkan pilih pilihan share doc No, karena pada bimbingan ini hanya akan mengambil link download SKL tiap siswa dengan format PDF, kalau anda mengaktifkan share doc, maka akan ada pilihan pengaturan pengantaran ke email siswa secara otomatis.
9. Pada  tahap berikutnya biarkan pengaturan default, dan langsung klik tombol Save.
10. Selanjutnya anda mampu jalankan Autocrat dengan klik tombol Run.
Jika sukses, makan akan muncul suplemen 4 kolom di paling belakang tabel anda, disitulah akan muncul link file surat keterangan lulus dengan format PDF.
Tips: lakukan uji coba terlebih dahulu dengan minimal 1 data siswa, apakah telah sukses tergenerate file SKL untuk nama siswa yang sudah kita buat di google spreadsheet,  atau belum, kalau sudah berhasil anda mampu melengkapi data seluruh siswa, lalu ulangi klik tombol run job di autocrat.
Pada pola format tabel yang telah aku buat, aku tanam rumus di kolom B (tanggapan), yang isi rumusnya sebagai berikut:
=”Ananda “&”*”&proper(C2)&”*,”&”berikut link download Surat Keterangan Lulus: “&W2
Dengan rumus di atas akan menghasilkan pesan:
Ananda *Amin Mungamar*,berikut link download Surat Keterangan Lulus: https://drive.google.com/file/d/1dFyanRZ2WfhdfX2By-Wl-3M-5FMTMfBv/view?usp=drivesdk
amati gambar di bawah ini:
Kolom yang hendak terbaca pada aplikasi WhatsAuto ialah kolom A dan B, kalau siswa mengirim pesan berupa nis siswa masing-masing, maka akan ada jawaban otomatis berupa info link download SKL dalam format PDF.
Baca juga:  Materi Mpls: Pendidikan Karakter

PENTING!
Setelah melakukan tindakan di atas, semua file SKL siswa dalam format PDF akan terkumpul dalam folder yang sudah anda buat, misalnya disini saya menciptakan folder dengan nama SKL 2020,

Hanya saja file tersebut tidak bisa dibuka oleh siswa, yang bisa mengakses baru pembuat folder tersebut, penampilan ketika dibuka oleh siswa mirip pada gambar berikut:

Untuk menangani problem ini, silahkan ikuti langkah berikut:
1. Klik kanan folder SKL2020, kemudian pilih Bagikan

2. Klik Dapatkan Link, amati gambar di bawah ini

3. Pilih pilihan “Siapa saja yang mempunyai link” – kemudian silahkan anda atur semoga pengakses link yang diberi hak menyaksikan saja, bukan selaku editor, terakhir klik tombol Selesai.

Dengan melakukan pengaturan folder di atas, maka semua file yang ada di dalam folder SKL 2020 bisa diakses oleh siswa tanpa harus meminta izin.

#4 Aplikasi WhatsApp

Untuk aplikasi WhatsApp tidak ada settingan-settingan khusus, anda hanya perlu menawarkan no WhatsApp center yang nantinya digunakan untuk mendapatkan semua WA dari siswa atau orang tua siswa dan otomatis akan memberi balasan berupa berita kelulusan dan surat keterangan lulus dalam bentuk file PDF.

#5 Aplikasi WhatsAuto

Download aplikasi WhatAuto di playstore:
Lakukan settingan-settingan berikut di hp yang berisi no wa center:
Aktifkan WhatsAuto dengan cara tekan dan geser tombol Jawab otomatis AKTIF, seperti gambar berikut:
Tekan 4 kotak kecil di sebelah kiri, lalu tekan icon Android (aplikasi yang didukung),
Pilih aplikasi yang hendak disetting menjawab otomatis, sebagai contoh disini saya mengaktifkan WhatsApp, disini anda bisa juga mengaktifkan WhatsAuto untuk aktif di aplikasi yang lain mirip messenger, instagram, telegram, dll.
Kembali ke sajian awal lalu tekan icon spreadsheet, akan timbul tampilan mirip pada gambar di bawah ini, aktifkan dengan menekan dan geser aktifkan. 
Tekan tombol Sinkronkan dan pilih nama file spreadsheet yang sudah anda buat sebelumnya, teladan disini aku menentukan nama file yang aku beri nama WhatsAuto.
Selesai proses sinkron, tutup aplikasi dan bisa anda coba dengan memakai hp lain.
Sebagai tambahan postingan ini, silahkan simak video panduan berikut:
Baca juga:  Panduan Membuat Soal Online Di Google Drive Dengan Batasan Waktu
Demikian selamat mencoba, agar bermanfaat.
banner 336x280
banner 120x600
  • Share